Система заметок о клиентах для тренеров: как помнить 30 клиентов?
Система заметок о клиентах это привычка сразу после каждого занятия за 1 минуту записывать короткие заметки по клиенту и по упражнениям, а перед следующим занятием их перечитывать. Примерно до 10 клиентов большинство тренеров держит всё в голове. Дальше начинается путаница: у кого болит колено, кому какая подсказка помогает. И клиент замечает это сразу.
Почему памяти не хватает после 10 клиентов?
Если ты проводишь 25 занятий в неделю, на каждом ты слышишь минимум 4-5 фактов: «на этой неделе не мог спать», «спину немного прихватило», «в субботу свадьба», «это упражнение мне не нравится». Это больше 100 мелких деталей в неделю. Через месяц большая часть из них теряется.
Проблема не в том, что ты забываешь информацию, а в том, что привязываешь её не к тому человеку. Ты спрашиваешь «как колено?» того, у кого на самом деле болело плечо. Клиент мягко поправит тебя, но подумает: «Он меня не помнит». Тренеры-преподаватели из разных стран дают один и тот же совет: если у тебя 30 клиентов, всех в голове не удержать, записывай. Вот только как именно записывать, почти никто не объясняет.
Что стоит записывать?
Если пытаться записать всё, через неделю бросишь. Пиши только то, что пригодится на следующем занятии или в сообщении. Думай о заметках на двух уровнях: уровень клиента и уровень упражнения.
На уровне клиента
- Боль и дискомфорт: где, когда началось, какое движение провоцирует.
- События в жизни: экзамен, переезд, загруженная рабочая неделя, отпуск, свадьба, болезнь.
- Мотивация и настроение: «сегодня был без настроя», «расстроен, что не худеет».
- Предпочтения: любит утренние занятия, терпеть не может беговую дорожку, хочет, чтобы играла музыка.
- Что ты пообещал: если сказал «пришлю тебе комплекс на растяжку», это первое, что нельзя забыть.
На уровне упражнения
- Подсказка, которая работает: когда говоришь «покажи грудью в потолок», спина выпрямляется.
- Подсказка, которая не работает: «отведи таз назад» только запутывает.
- Вес и ощущения: «60 кг x 8, последние два повторения тяжело, техника не сломалась».
- Заметка о боли: «В болгарских сплит-приседаниях лёгкий дискомфорт в правом колене, укоротили шаг вперёд».
- Замена: «Вместо жима лёжа жим гантелей, из-за плеча».
| Тип заметки | Пример | Когда пригодится |
|---|---|---|
| Боль | «Правое колено, в выпадах, уже 2 недели» | Когда планируешь разминку и выбираешь упражнения |
| Работающая подсказка | «В приседе помогает "вкрути стопы в пол"» | Когда заново объясняешь упражнение |
| Предпочтение | «Кардио не хочет делать на занятии, предпочитает сам» | Когда пишешь программу |
| Событие в жизни | «В пятницу презентация, нервничает» | В начале следующего занятия и в сообщении |
| Вес | «Ягодичный мостик 80 кг x 10, легко» | Когда определяешь нагрузку на следующее занятие |
| Обещание | «Пришлю 3 упражнения для дома» | В тот же день |
Когда записывать?
Лучшее время: сразу после занятия, пока клиент идёт в раздевалку. Через час половина деталей уже потеряется, а к концу вечера ты перепутаешь пять занятий между собой.
Правило простое: 1 минута, максимум 3 строки. Печатать в телефоне вместо того, чтобы смотреть на клиента, во время занятия выглядит непрофессионально. Поэтому на занятии фиксируй только цифры, вроде веса и повторений, а фразы оставь на после занятия.
Если между занятиями нет даже 5 минут, наговори голосовую заметку, а вечером перенеси её в текст. Но держи это как исключение: накопившиеся голосовые никто не переслушивает.
Как выглядит простой шаблон заметки?
Если после каждого занятия писать в одном и том же порядке, ты станешь быстрее, а потом легче найдёшь нужное при чтении. Вот шаблон из трёх строк, которого большинству тренеров хватает:
Дата / клиент Тело: боль, энергия, сон (одно предложение) Упражнения: 1-2 главных упражнения, вес, подсказка, которая сработала Жизнь / следующий шаг: важное, что услышал, и что пообещал
Пример:
12 октября / Элиф Тело: Левое плечо слегка зажато над головой, сон плохой (ребёнок). Упражнения: Гоблет-присед 20 кг x 10 легко, подсказка «локти внутрь коленей» сработала. Жим над головой убрал, попробовали жим в landmine, без боли. Жизнь / следующий шаг: В четверг может не прийти. Пришлю 10-минутный комплекс для мобильности плеч (сегодня).
На такую заметку уходит минута. Прочитать её можно за десять секунд.
Самое естественное место, с которого стоит начать вести заметки, это первая встреча. Если в первое занятие записать прошлые травмы клиента, его цели и ограничения, последующие заметки будут строиться на этой базе. О том, что нужно спросить на первой встрече, мы рассказали в руководстве по оценке клиента и первой сессии.
Где хранить заметки?
Место важно меньше, чем привычка. Но некоторые варианты после 30 клиентов начинают буксовать:
- Бумажный блокнот: быстро, но по нему не поискать, и его можно забыть в зале.
- Приложение для заметок в телефоне: работает, если завести отдельную заметку на каждого клиента, но поиск по упражнениям становится неудобным.
- Сообщения самому себе в WhatsApp: быстрее всего, и теряется тоже быстрее всего.
- Excel: аккуратно, но заполнять после занятия в зале хлопотно.
- Приложение для клиентов: заметки, план и записи лежат в одном месте.
Плюсы и минусы разных способов в зависимости от числа клиентов мы подробно разобрали в сравнении методов отслеживания. В FitBrand заметки ведутся по упражнениям и работают в обе стороны: клиент, записывая тренировку, может написать «в этом упражнении заболела поясница», а ты добавляешь свою заметку под тем же упражнением.
Как использовать заметки перед следующим занятием?
Записывать это половина дела. Вторая половина: читать. Перед каждым занятием, пока клиент ещё не пришёл, потрать 30 секунд на последнюю заметку. Задай себе три вопроса:
- Была ли на прошлом занятии боль или дискомфорт? Если да, начни разговор с этого.
- Обещал ли я что-то? Сделал ли?
- Происходило ли в его жизни что-то важное? Спроси, как всё прошло.
Когда клиент входит, а ты спрашиваешь: «Как плечо, после жима в landmine болело?», он чувствует, что о нём заботятся, даже если больше на этом занятии ты ничего особенного не сделаешь. Именно об этом ощущении клиенты чаще всего говорят при продлении пакета. Общую картину удержания можно посмотреть в статье о способах повысить удержание клиентов.
Как заметки помогают в сообщениях?
Самая недоиспользуемая сила заметок это сообщения вне занятий. Раз в неделю просматривай заметки и пиши двум-трём клиентам личное сообщение:
«Элиф, привет, как прошла презентация в пятницу? Получилось сделать комплекс для плеч? Если хочешь, в четверг сделаем полегче».
«Мурат, на прошлой неделе колено немного беспокоило. Как оно на этой неделе, когда поднимаешься по лестнице, есть изменения?»
Такие сообщения не напишешь по готовому шаблону: информация в них есть только в твоих заметках. И в глазах клиента отличие создаёт именно это.
С чего начать?
- Начиная с сегодняшнего дня, после каждого занятия делай заметку по трёхстрочному шаблону за 1 минуту. Неделю не пропускай.
- Собери заметки в одном месте. Одна страница на клиента, по датам.
- Перед каждым занятием читай последнюю заметку 30 секунд и бери из неё первую фразу для разговора.
- В выходные просмотри заметки и напиши личное сообщение минимум двум клиентам.
- Каждое обещание записывай в последнюю строку заметки и закрывай в тот же день.
FitBrand: платформа, на которой персональные тренеры запускают приложение для клиентов под своим именем и в своих цветах. Список клиентов, планы тренировок, заметки, графики прогресса и даты окончания пакетов в одном месте. Начать бесплатно.