Système de notes clients pour coachs : comment retenir 30 clients ?
Un système de notes clients, c'est l'habitude de prendre, juste après chaque cours, une minute pour écrire de courtes notes par client et par exercice, puis de relire ces notes avant le cours suivant. Jusqu'à une dizaine de clients environ, la plupart des coachs sportifs gardent tout en tête. Ensuite, on commence à mélanger qui a mal au genou et quelle consigne marche pour qui, et le client s'en rend compte tout de suite.
Pourquoi la mémoire ne suffit plus au-delà de 10 clients ?
Si tu donnes 25 cours par semaine, tu entends au moins 4 ou 5 informations par cours : « j'ai mal dormi cette semaine », « mon dos s'est un peu bloqué », « j'ai un mariage samedi », « je n'aime pas cet exercice ». Ça fait plus de 100 petites infos par semaine. Un mois plus tard, la plupart ont disparu.
Le problème n'est pas d'oublier l'information, c'est de la rattacher à la mauvaise personne. Tu demandes « Et ton genou ? » à quelqu'un qui avait en fait mal à l'épaule. Le client te corrige poliment, mais il pense : « Il ne se souvient pas de moi. » Les formateurs de coachs de plusieurs pays donnent le même conseil : avec 30 clients, tu ne peux pas tout garder en tête, alors prends des notes. Mais presque personne n'explique comment les prendre.
Que faut-il noter ?
Si tu essaies de tout écrire, tu abandonnes au bout d'une semaine. Note seulement ce qui te servira au prochain cours ou dans un message. Pense tes notes sur deux niveaux : le niveau client et le niveau exercice.
Au niveau du client
- Douleurs et gênes : où, depuis quand, quel mouvement les déclenche.
- Événements de vie : examen, déménagement, grosse semaine au travail, vacances, mariage, maladie.
- Motivation et humeur : « pas motivé aujourd'hui », « moral en baisse parce qu'il ne perd pas de poids ».
- Préférences : aime les cours du matin, déteste le tapis de course, veut de la musique.
- Tes promesses : si tu as dit « je t'envoie une routine d'étirements », c'est la première chose à ne pas oublier.
Au niveau de l'exercice
- Consigne qui marche : quand tu dis « montre le plafond avec ta poitrine », le dos se redresse.
- Consigne qui ne marche pas : « pousse les hanches en arrière » le perturbe.
- Charge et ressenti : « 60 kg x 8, les deux dernières répétitions étaient dures, la forme a tenu. »
- Note de douleur : « Légère gêne au genou droit sur le split squat bulgare, on a raccourci la fente. »
- Changement : « Développé avec haltères à la place du développé couché, pour l'épaule. »
| Type de note | Exemple | Quand ça te sert |
|---|---|---|
| Douleur | « Genou droit, sur les fentes, depuis 2 semaines » | Pour planifier l'échauffement et choisir les exercices |
| Consigne efficace | « Au squat, "visse tes pieds dans le sol" marche bien » | Quand tu réapprends le mouvement |
| Préférence | « Veut faire le cardio seul, pas pendant le cours » | Quand tu écris le programme |
| Événement de vie | « Présentation vendredi, stressé » | Au début du cours suivant et dans un message |
| Charge | « Hip thrust 80 kg x 10, facile » | Pour fixer la charge du cours suivant |
| Promesse | « Je lui envoie les 3 exercices à faire chez lui » | Le jour même |
Quand faut-il prendre la note ?
Le meilleur moment, c'est juste après le cours, pendant que le client file vers le vestiaire. Une heure plus tard, la moitié des détails a disparu, et en fin de soirée tu mélanges cinq cours.
La règle est simple : 1 minute, 3 lignes maximum. Taper sur ton téléphone au lieu de regarder le client pendant le cours fait peu professionnel. Pendant le cours, ne note donc que des chiffres comme la charge et les répétitions, et garde les phrases pour après.
Si tu n'as même pas 5 minutes avant le cours suivant, enregistre une note vocale et passe-la à l'écrit le soir. Garde cela comme une exception : les notes vocales qui s'accumulent ne sont jamais réécoutées.
À quoi ressemble un modèle de note simple ?
Si tu écris toujours tes notes dans le même ordre, tu vas plus vite et tu retrouves plus facilement ce que tu cherches en les relisant. Ce modèle en trois lignes suffit à la plupart des coachs :
Date / client Corps : douleur, énergie, sommeil (une phrase) Exercice : 1 ou 2 exercices marquants, charge, consigne qui marche Vie / prochaine étape : ce que tu as appris d'important, ce que tu as promis
Exemple :
12 octobre / Elif Corps : Légère gêne à l'épaule gauche bras en l'air, mauvais sommeil (bébé). Exercice : Goblet squat 20 kg x 10 facile, la consigne « coudes à l'intérieur des genoux » a marché. J'ai retiré le développé militaire, on a essayé le landmine press, sans douleur. Vie / prochaine étape : Elle ne pourra peut-être pas venir jeudi. Je lui envoie une routine de mobilité d'épaule de 10 minutes (aujourd'hui).
Écrire cette note prend une minute. La lire prend dix secondes.
Le premier entretien est l'endroit le plus naturel pour commencer à prendre des notes. Si tu consignes dès le premier cours les blessures passées, les objectifs et les contraintes du client, les notes suivantes viendront s'ajouter à cette base. Nous avons détaillé les questions à poser lors du premier entretien dans le guide d'évaluation du client et du premier entretien.
Où ranger tes notes ?
L'endroit compte moins que l'habitude. Mais certains supports saturent au-delà de 30 clients :
- Cahier papier : rapide, mais impossible à fouiller, et facile à oublier à la salle.
- Application de notes du téléphone : utile si tu ouvres un fichier par client, mais la recherche par exercice devient pénible.
- Message à soi-même sur WhatsApp : le plus rapide, et celui où tout se perd le plus.
- Excel : bien rangé, mais fastidieux à remplir à la salle après le cours.
- Application client : les notes, le programme et le suivi sont au même endroit.
Nous avons détaillé les avantages et les limites de chaque méthode selon le nombre de clients dans la comparaison des méthodes de suivi. Dans FitBrand, les notes sont rattachées à chaque exercice et fonctionnent dans les deux sens : le client peut écrire « mon bas du dos tire sur cet exercice » en enregistrant son entraînement, et toi, tu ajoutes ta propre note sous le même exercice.
Comment utiliser tes notes avant le cours suivant ?
Prendre des notes, c'est la moitié du travail. L'autre moitié, c'est de les lire. Avant chaque cours, avant l'arrivée du client, relis sa dernière note pendant 30 secondes. Pose-toi ces trois questions :
- Y avait-il une douleur ou une gêne au dernier cours ? Si oui, ce sera ta première phrase.
- Ai-je promis quelque chose ? Est-ce fait ?
- Se passait-il quelque chose d'important dans sa vie ? Demande comment ça s'est passé.
Quand le client entre et que tu lui demandes « Ton épaule, elle t'a gêné après le landmine press ? », il se sent suivi, même si tu ne fais rien d'autre pendant ce cours. Ce sentiment est ce dont on parle le plus au moment de renouveler un forfait. Tu trouveras la vue d'ensemble de la fidélisation dans l'article sur les moyens d'augmenter la fidélisation des clients.
En quoi les notes aident-elles dans tes messages ?
Le pouvoir le moins utilisé des notes, ce sont les messages en dehors des cours. Une fois par semaine, relis tes notes et envoie un message personnel à deux ou trois clients :
« Salut Elif, ta présentation de vendredi s'est bien passée ? Tu as pu faire la routine d'épaule ? Si tu veux, on y va doucement jeudi. »
« Murat, la semaine dernière ton genou t'avait fait un peu mal. Cette semaine, quand tu montes les escaliers, tu sens un changement ? »
Ces messages ne s'écrivent pas avec un modèle tout fait, car l'information qu'ils contiennent n'existe que dans tes notes. C'est exactement ce qui fait la différence aux yeux du client.
Par où commencer ?
- Dès aujourd'hui, prends une note d'une minute en trois lignes après chaque cours. Ne fais pas de pause pendant une semaine.
- Rassemble tes notes en un seul endroit. Une page par client, par ordre de date.
- Avant chaque cours, lis la dernière note pendant 30 secondes et choisis ta première phrase à partir d'elle.
- Le week-end, relis tes notes et envoie un message personnel à au moins deux clients.
- Écris chaque promesse que tu fais sur la dernière ligne de ta note et clos-la le jour même.
FitBrand est une plateforme où les coachs sportifs créent leur propre application client à leur nom et à leurs couleurs. Liste de clients, programmes d'entraînement, notes, courbes de progression et dates de fin de forfait au même endroit. Commence gratuitement.