Les 3 chiffres que tout coach sportif doit regarder chaque mois
Les trois chiffres qu'un coach sportif doit regarder chaque mois sont : le nombre de clients actifs, les clients dont le forfait se termine ce mois-ci et les clients sans entraînement depuis plus de 10 jours. Le premier montre la taille actuelle de ton activité, le deuxième le risque du mois prochain, le troisième les clients qui sont sur le point de partir sans bruit. Les sortir prend 15 minutes par mois.
La plupart des coachs pilotent leur activité au ressenti : « ce mois-ci je suis pris » ou « ce mois-ci c'est un peu vide ». Le problème, c'est que le ressenti arrive en général un mois après la réalité. Quand ton planning commence à se vider, la cause du vide s'est déjà produite depuis longtemps. Ces trois chiffres comblent ce retard d'un mois.
Pourquoi justement ces trois chiffres ?
Le revenu, le nombre de nouveaux clients et le nombre d'abonnés comptent aussi. Mais ils montrent soit le résultat (le revenu), soit quelque chose qui échappe à ton contrôle (les abonnés). Le point commun de ces trois chiffres, c'est que derrière chacun se trouve une tâche concrète que tu peux faire cette semaine.
| Chiffre | Ce qu'il montre | La tâche derrière |
|---|---|---|
| Clients actifs | La taille actuelle de ton activité | Ajuster ta capacité et ton objectif |
| Forfaits qui se terminent ce mois-ci | Le risque de revenu du mois prochain | Planifier les conversations de renouvellement |
| Sans entraînement depuis 10+ jours | Les clients sur le point de décrocher | Écrire un message à chacun cette semaine |
1. Comment calculer le nombre de clients actifs ?
Définis d'abord ce que c'est, sinon le chiffre mesure chaque mois quelque chose de différent. Une définition simple :
Client actif : une personne qui a un forfait valide le 1er du mois et au moins un entraînement dans les 30 derniers jours.
Les deux conditions comptent. Quelqu'un qui a un forfait mais ne vient plus depuis un mois n'est pas actif, il n'est simplement pas encore parti. Quelqu'un qui s'entraîne mais dont le forfait est terminé n'est pas actif non plus, il n'a simplement pas encore renouvelé.
Pour le calculer, ouvre ta liste de clients et pose-toi deux questions pour chaque nom : le forfait est-il valide, y a-t-il un entraînement dans les 30 derniers jours ? Compte ceux pour qui la réponse est « oui » aux deux.
Que fais-tu de ce chiffre ?
- Compare-le à ta capacité. Si tu peux donner 30 cours par semaine et que tes clients prennent en moyenne 2 cours par semaine, ta capacité est d'environ 15 clients actifs. Avec 11 clients actifs, tu as 4 places libres. À 15, au lieu de prendre de nouveaux clients, il est temps de penser au prix ou à la structure des forfaits.
- Compare-le au mois dernier. Le chiffre d'un seul mois dit peu de choses. Quand tu mets côte à côte trois mois, la direction apparaît : tu grandis, tu stagnes, tu fonds ?
- Ne le confonds pas avec les nouveaux clients. Si tu as pris 4 nouveaux clients ce mois-ci mais que ton nombre de clients actifs a augmenté de 2, c'est que tu en as perdu 2. Le nombre de nouveaux clients seul ne le montre pas.
Si tu veux examiner ce sujet du côté de la capacité, nous avons calculé le plafond d'heures dans l'article combien de cours donner par mois.
2. Comment trouver les clients dont le forfait se termine ce mois-ci ?
Ce chiffre montre quelle part du revenu du mois prochain « n'est pas encore garantie ».
Selon la structure de tes forfaits, il y a deux méthodes :
- Forfait lié à une date (mensuel, trimestriel) : regarde la date de fin de chaque client et note ceux qui se terminent dans le mois.
- Forfait lié au nombre de cours (12 cours, 24 cours) : divise le nombre de cours restants par le nombre de cours par semaine. Quelqu'un qui a 5 cours restants et vient 2 fois par semaine termine en environ 2,5 semaines, donc il entre dans la liste de ce mois.
Avec un forfait au nombre de cours, tu n'es pas obligé d'écrire une date, mais noter la semaine de fin estimée te facilite beaucoup la vie. Répondre à chaque fois à la question « quand son forfait se termine-t-il ? » en faisant défiler les messages rend impossible de sortir ce chiffre chaque mois.
Que fais-tu de ce chiffre ?
- Mets la conversation de renouvellement de chaque nom dans ton agenda. La conversation doit avoir lieu non pas au dernier cours, mais 2 ou 3 cours avant la fin du forfait. Elle commence par un court bilan où tu montres la progression du client. Nous avons détaillé le bon moment dans l'article quand parler du renouvellement de forfait.
- Rapporte les forfaits qui se terminent aux clients actifs. Si 3 de tes 20 clients actifs terminent leur forfait, c'est un mois normal. Si 9 le terminent, c'est un mois à risque : prépare-toi plus que d'habitude à ces 9 conversations et commence dès maintenant à chercher de nouveaux clients.
- Note qui n'a pas renouvelé, et pourquoi. À la fin du mois, reviens à cette liste. Les raisons des non-renouvellements (budget, déménagement, objectif atteint, ennui) dessinent un schéma avec le temps.
3. Pourquoi un client sans entraînement depuis plus de 10 jours compte-t-il ?
Les clients écrivent rarement « j'arrête ». La plupart commencent par venir moins, puis se taisent, puis ne renouvellent pas à la fin du forfait. De ces trois chiffres, c'est celui qui donne l'alerte la plus précoce.
Pourquoi 10 jours ? Pour un client qui vient 2 ou 3 fois par semaine, 10 jours représentent environ 3 entraînements manqués. En manquer un, c'est la vie. En manquer trois d'affilée montre que l'habitude commence à se briser. Pour tes clients qui viennent une fois par semaine, tu peux monter le seuil à 14 ou 15 jours.
Pour le calculer, regarde la date du dernier entraînement de chaque client actif. Si tu travailles en tête-à-tête en salle, compte le dernier cours ; si tu travailles en ligne, compte le dernier entraînement que le client a lui-même enregistré. Note ceux qui dépassent 10 jours.
Que fais-tu de ce chiffre ?
À chaque nom de cette liste, envoie cette semaine un message personnel. Ni un rappel ni un reproche : de la curiosité :
« Salut Ayşe, ça fait deux semaines qu'on ne s'est pas vues. C'est le travail qui prend tout, ou tu as buté sur quelque chose ? On peut alléger le programme pour cette période, dis-moi. »
« Mert, le mois dernier on était arrivés à un bon niveau au squat, je ne veux pas qu'on le perde. Quel jour te conviendrait cette semaine ? »
Mets deux choses dans le message : le prénom du client et un détail concret qui le concerne (un objectif, une douleur, un progrès). Un message collectif du genre « Bonjour à tous, ne relâchons pas les entraînements » ne fait pas le travail.
Si tu veux voir plus en détail quels comportements précèdent l'abandon, consulte l'article les signaux qu'un client envoie avant d'arrêter.
À quoi ressemble un mois type ?
Imaginons un coach hypothétique :
| Chiffre | Octobre | Novembre |
|---|---|---|
| Clients actifs | 18 | 16 |
| Forfaits qui se terminent ce mois-ci | 4 | 7 |
| Sans entraînement depuis 10+ jours | 2 | 5 |
En novembre, le nombre de clients actifs n'a baissé que de 2, au premier regard il n'y a pas de problème. Mais le nombre de forfaits qui se terminent a presque doublé et les clients silencieux sont passés à 5. Si 3 de ces 5 personnes sont parmi les 7 dont le forfait se termine ce mois-ci, le nombre de clients actifs peut tomber à 12 en décembre. Le travail de ce coach en novembre est clair : d'abord un message aux 5 clients silencieux, puis le calendrier des 7 conversations de renouvellement.
Si ce même tableau avait été lu seulement avec le ressenti « suis-je pris ce mois-ci ? », le problème n'aurait été vu qu'en décembre, quand les heures vides auraient apparu.
À quoi ressemble la routine mensuelle de 15 minutes ?
Place un bloc de 15 minutes le premier jour ouvré du mois et fais ces étapes dans l'ordre :
- Ouvre la liste des clients (2 minutes). Une liste que tu peux consulter à un seul endroit.
- Compte les clients actifs (3 minutes). Forfait valide et entraînement dans les 30 derniers jours. Écris le chiffre à côté de celui du mois dernier.
- Sors les forfaits qui se terminent ce mois-ci (3 minutes). À côté de chaque nom, écris la date de la conversation de renouvellement et ajoute-la à ton agenda.
- Trouve les clients silencieux (3 minutes). Ceux dont le dernier entraînement dépasse 10 jours. À côté des noms, note un détail les concernant.
- Envoie les messages (4 minutes). Un message personnel à tous ceux de la liste des silencieux. Ne dis encore rien à ceux de la liste des forfaits qui se terminent, leur conversation est dans l'agenda.
Écrire chaque mois les trois mêmes chiffres au même endroit te laisse, six mois plus tard, un vrai graphique de ton activité.
La partie de cette routine qui prend le plus de temps, c'est en général que les données sont dispersées : les dates de forfait dans un cahier, les entraînements dans les messages, les notes dans la tête. Dans FitBrand, la date de fin de forfait et les entraînements enregistrés de chaque client se trouvent dans le même profil, ce qui te permet de lire ces trois chiffres sur un seul écran.
Que faire cette semaine ?
- Ouvre ta liste de clients et précise pour toi la définition du client actif.
- Pour les forfaits au nombre de cours, note la semaine de fin estimée de chaque client.
- Trouve les clients dont le dernier entraînement dépasse 10 jours et envoie aujourd'hui un message personnel à chacun.
- Ajoute à ton agenda un événement récurrent de 15 minutes le premier jour ouvré du mois.
- Si ton nombre de clients dépasse 20, revois où tu tiens ces chiffres : l'article méthodes de suivi client : papier, Excel, WhatsApp et application comparés peut t'aider sur ce point.
FitBrand est une plateforme où les coachs sportifs créent leur propre application client à leur nom et à leurs couleurs. Liste de clients, programmes d'entraînement, notes, courbes de progression et dates de fin de forfait au même endroit. Commence gratuitement.