Sistema de notas de clientes para entrenadores: ¿cómo recordar a 30?
Un sistema de notas de clientes es el hábito de apuntar, en 1 minuto justo después de cada sesión, notas breves por cliente y por ejercicio, y de revisarlas antes de la siguiente sesión. Hasta unos 10 clientes, la mayoría de los entrenadores puede llevarlo todo en la cabeza. Después empiezas a mezclar a quién le duele la rodilla y a quién le funciona cada indicación, y el cliente lo nota enseguida.
¿Por qué la memoria no alcanza a partir de 10 clientes?
Si das 25 sesiones a la semana, en cada una escuchas al menos 4 o 5 datos: "esta semana no he dormido", "tengo la espalda un poco cargada", "el sábado hay una boda", "este ejercicio no me gusta". Son más de 100 datos pequeños por semana. Un mes después, la mayoría se ha perdido.
El problema no es olvidar la información, sino asignarla a la persona equivocada. A quien le preguntas "¿cómo va tu rodilla?" en realidad le dolía el hombro. El cliente te corrige con amabilidad, pero lo que piensa es: "No se acuerda de mí". Los formadores de entrenadores de distintos países coinciden en lo mismo: si tienes 30 clientes no puedes recordarlos a todos, anota. Lo que casi nadie explica es cómo anotar.
¿Qué debes anotar?
Si intentas escribirlo todo, lo dejas a la semana. Apunta solo lo que te servirá en la próxima sesión o en un mensaje. Piensa en las notas en dos niveles: el del cliente y el del ejercicio.
A nivel de cliente
- Dolor y molestias: dónde, cuándo empezó, qué ejercicio lo provoca.
- Eventos de su vida: exámenes, mudanza, una semana de mucho trabajo, vacaciones, una boda, una enfermedad.
- Motivación y estado de ánimo: "hoy venía sin ganas", "está desmoralizado porque no baja de peso".
- Preferencias: le gusta la sesión de la mañana, odia la cinta de correr, quiere música puesta.
- Lo que prometiste: si dijiste "te mando una rutina de estiramientos", eso es lo primero que no puedes olvidar.
A nivel de ejercicio
- Indicación que funciona: al decirle "enseña el pecho al techo" se le endereza la espalda.
- Indicación que no funciona: "empuja la cadera hacia atrás" lo confunde.
- Carga y sensación: "60 kg x 8, las dos últimas repeticiones costaron, la técnica no se rompió".
- Nota de dolor: "En la sentadilla búlgara, molestia leve en la rodilla derecha, acortamos el paso".
- Cambio: "Press con mancuernas en lugar de press de banca, por el hombro".
| Tipo de nota | Ejemplo | ¿Cuándo te sirve? |
|---|---|---|
| Dolor | "Rodilla derecha, en la zancada, desde hace 2 semanas" | Al planificar el calentamiento y elegir ejercicios |
| Indicación que funciona | "En la sentadilla funciona 'atornilla los pies al suelo'" | Al volver a enseñar el ejercicio |
| Preferencia | "El cardio prefiere hacerlo por su cuenta, no en la sesión" | Al escribir el plan |
| Evento de su vida | "El viernes tiene una presentación, está estresado" | Al inicio de la siguiente sesión y en un mensaje |
| Carga | "Hip thrust 80 kg x 10, cómodo" | Al decidir la carga de la próxima sesión |
| Promesa | "Le enviaré 3 ejercicios para hacer en casa" | Ese mismo día |
¿Cuándo hay que anotar?
El mejor momento es justo después de la sesión, mientras el cliente va hacia el vestuario. Una hora después ya se te ha ido la mitad de los detalles, y al final del día mezclas cinco sesiones.
La regla es simple: 1 minuto, 3 líneas como máximo. Mirar el móvil en lugar de la cara del cliente durante la sesión no da imagen profesional, así que durante la sesión registra solo números como carga y repeticiones, y deja las frases para después.
Si entre una sesión y la siguiente no tienes ni 5 minutos, graba una nota de voz y pásala a texto por la noche. Pero que sea una excepción: las notas de voz, cuando se acumulan, no se escuchan.
¿Cómo es una plantilla de notas sencilla?
Si escribes la nota después de cada sesión siempre en el mismo orden, vas más rápido y luego encuentras lo que buscas con facilidad. Esta plantilla de tres líneas basta para la mayoría de los entrenadores:
Fecha / cliente Cuerpo: dolor, energía, sueño (una frase) Ejercicio: 1 o 2 ejercicios destacados, carga, indicación que funcionó Vida / siguiente paso: lo importante que oíste, lo que prometiste
Ejemplo:
12 de octubre / Elif Cuerpo: Leve pinzamiento en el hombro izquierdo por encima de la cabeza, duerme mal (bebé). Ejercicio: Sentadilla goblet 20 kg x 10 cómoda, funcionó la indicación "codos por dentro de las rodillas". Quité el press militar, probamos press landmine, sin dolor. Vida / siguiente paso: Puede que el jueves no venga. Le enviaré una rutina de movilidad de hombro de 10 minutos (hoy).
Escribir esta nota lleva un minuto. Leerla, diez segundos.
El lugar más natural para empezar a tomar notas es la primera reunión. Si en la primera sesión registras las lesiones previas, los objetivos y las limitaciones del cliente, las notas posteriores se construyen encima. Qué preguntar en la primera reunión lo explicamos en la guía de evaluación del cliente y primera sesión.
¿Dónde debes guardar las notas?
El lugar importa menos que el hábito. Pero algunos sitios se quedan cortos pasados los 30 clientes:
- Libreta de papel: rápida, pero no se puede buscar y se puede olvidar en el gimnasio.
- App de notas del móvil: sirve si abres un archivo por cliente, pero buscar por ejercicio se complica.
- Mensajes a ti mismo en WhatsApp: lo más rápido, y lo que más se pierde.
- Excel: ordenado, pero rellenarlo en el gimnasio después de la sesión es un trastorno.
- App para clientes: notas, plan y registro están en el mismo sitio.
Las ventajas y desventajas de cada método según el número de clientes las tratamos en detalle en la comparativa de métodos de seguimiento. En FitBrand las notas se guardan por ejercicio y son bidireccionales: el cliente, al registrar su entrenamiento, puede escribir "en este ejercicio me molestó la zona lumbar", y tú añades tu propia nota bajo el mismo ejercicio.
¿Cómo usas las notas antes de la siguiente sesión?
Anotar es la mitad del trabajo. La otra mitad es leer. Antes de cada sesión, antes de que llegue el cliente, dedica 30 segundos a mirar su última nota. Hazte estas tres preguntas:
- ¿Hubo dolor o molestia en la última sesión? Si la hubo, que sea tu primera frase.
- ¿Prometí algo? ¿Lo cumplí?
- ¿Pasaba algo importante en su vida? Pregúntale cómo fue.
Cuando el cliente entra por la puerta y le preguntas "¿Qué tal el hombro, te molestó después del press landmine?", siente que lo tienes presente aunque en esa sesión no hagas nada más. Esa sensación es lo que más pesa a la hora de renovar el paquete. Puedes ver el panorama general de la fidelización en el artículo sobre formas de aumentar la fidelización de clientes.
¿Cómo ayudan las notas en los mensajes?
La fuerza menos usada de las notas son los mensajes fuera de la sesión. Una vez por semana, mira tus notas y envía un mensaje personal a dos o tres clientes:
"Hola Elif, ¿qué tal te fue la presentación del viernes? ¿Pudiste hacer la rutina de hombro? Si quieres, el jueves lo llevamos suave."
"Murat, la semana pasada te molestaba un poco la rodilla. Esta semana al subir escaleras, ¿cómo va, notas algún cambio?"
Estos mensajes no se escriben con una plantilla lista, porque la información que contienen solo está en tus notas. Y eso es justo lo que marca la diferencia a los ojos del cliente.
¿Por dónde empezar?
- Desde hoy, después de cada sesión, toma una nota de 1 minuto con la plantilla de 3 líneas. No pares durante una semana.
- Reúne las notas en un solo sitio. Una página por cliente, en orden de fechas.
- Antes de cada sesión, lee durante 30 segundos la última nota y elige a partir de ella tu primera frase.
- El fin de semana, revisa las notas y envía un mensaje personal al menos a dos clientes.
- Escribe cada promesa que hagas en la última línea de la nota y ciérrala el mismo día.
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