Los 3 números que todo entrenador personal debe mirar cada mes
Los tres números que un entrenador personal debe mirar cada mes son: el número de clientes activos, los clientes cuyo paquete termina este mes y los clientes que llevan más de 10 días sin entrenar. El primero muestra el tamaño actual de tu negocio, el segundo el riesgo del mes siguiente y el tercero a los clientes que están a punto de irse en silencio. Sacar los tres lleva 15 minutos al mes.
La mayoría de los entrenadores gestiona su negocio por sensaciones: "Este mes voy cargado" o "Este mes tengo huecos". El problema es que la sensación suele llegar con un mes de retraso respecto a la realidad. Cuando el calendario empieza a vaciarse, la causa del vacío ya ocurrió hace tiempo. Estos tres números cierran ese retraso de un mes.
¿Por qué justo estos tres números?
Los ingresos, el número de clientes nuevos y el de seguidores también importan. Pero o muestran el resultado (los ingresos) o quedan fuera de tu control (los seguidores). Lo que tienen en común estos tres números es que detrás de cada uno hay una tarea concreta que puedes hacer esta semana.
| Número | Qué muestra | La tarea que hay detrás |
|---|---|---|
| Clientes activos | El tamaño actual de tu negocio | Ajustar tu capacidad y tu objetivo |
| Paquetes que terminan este mes | El riesgo de ingresos del mes siguiente | Planificar las conversaciones de renovación |
| Sin entrenar desde hace 10+ días | Clientes a punto de desconectarse | Escribir esta semana un mensaje a cada uno |
1. ¿Cómo se calcula el número de clientes activos?
Primero aclara la definición, o el número medirá cada mes algo distinto. Una definición sencilla:
Cliente activo: persona que el día 1 del mes tiene un paquete vigente y ha hecho al menos un entrenamiento en los últimos 30 días.
Las dos condiciones importan. Quien tiene paquete pero lleva un mes sin venir no está activo, solo no se ha ido todavía. Quien entrena pero tiene el paquete terminado tampoco está activo, solo no ha renovado todavía.
Para calcularlo, abre tu lista de clientes y hazte dos preguntas por cada nombre: ¿su paquete está vigente?, ¿ha entrenado en los últimos 30 días? Cuenta a los que contestan "sí" a las dos.
¿Qué haces con este número?
- Compáralo con tu capacidad. Si puedes dar 30 sesiones a la semana y tus clientes toman una media de 2 sesiones semanales, tu capacidad es de unos 15 clientes activos. Si tienes 11 clientes activos, tienes 4 plazas libres. Si estás en 15, en lugar de coger clientes nuevos es el momento de pensar en el precio o en la estructura de paquetes.
- Compáralo con el mes pasado. El número de un solo mes dice poco. Cuando pones tres meses uno al lado de otro, se ve la dirección: ¿creces, te estancas o te vas reduciendo?
- No lo confundas con los clientes nuevos. Si este mes cogiste 4 clientes nuevos pero tu número de activos subió en 2, significa que perdiste a 2 personas. El número de clientes nuevos por sí solo no lo muestra.
Si quieres examinar este tema desde el lado de la capacidad, en cuántas sesiones al mes debes dar calculamos el techo de horas.
2. ¿Cómo encuentras a los clientes cuyo paquete termina este mes?
Este número muestra qué parte de los ingresos del mes siguiente "todavía no está garantizada".
Hay dos caminos según la estructura de tus paquetes:
- Paquete por fechas (mensual, trimestral): mira la fecha de fin de cada cliente y apunta a los que terminan este mes.
- Paquete por número de sesiones (de 12 sesiones, de 24 sesiones): divide las sesiones restantes entre el número de sesiones por semana. Quien tiene 5 sesiones restantes y viene 2 veces por semana termina en unas 2,5 semanas, es decir, entra en la lista de este mes.
En un paquete por sesiones no tienes por qué escribir una fecha, pero anotar la semana estimada de fin te facilita mucho el trabajo. Responder cada vez a "¿cuándo terminaba su paquete?" desplazándote por los mensajes hace imposible sacar este número cada mes.
¿Qué haces con este número?
- Pon en el calendario la conversación de renovación de cada nombre. La conversación debe hacerse no en la última sesión, sino cuando faltan 2 o 3 sesiones para que termine el paquete. Empieza con una breve evaluación en la que muestras el progreso del cliente. El momento adecuado lo explicamos en detalle en cuándo hablar de la renovación del paquete.
- Relaciona los paquetes que terminan con los activos. Si de 20 clientes activos terminan 3, es un mes normal. Si terminan 9, es un mes de riesgo: prepárate para esas 9 conversaciones más que de costumbre y empieza ya a buscar clientes nuevos.
- Anota quién no renovó y por qué. A final de mes vuelve a esta lista. Con el tiempo, los motivos de quienes no renuevan (presupuesto, mudanza, objetivo alcanzado, aburrimiento) muestran un patrón.
3. ¿Por qué importa el cliente que lleva más de 10 días sin entrenar?
Los clientes rara vez escriben "lo dejo". La mayoría primero se espacia, luego se queda en silencio y luego no renueva cuando acaba el paquete. De los tres números, este es el que da el aviso más temprano.
¿Por qué 10 días? Para un cliente que viene 2 o 3 veces por semana, 10 días son unos 3 entrenamientos perdidos. Faltar una vez es parte de la vida. Faltar tres veces seguidas indica que el hábito empieza a romperse. Para los clientes que vienen 1 vez por semana puedes subir el umbral a 14 o 15 días.
Para calcularlo, mira la fecha del último entrenamiento de cada cliente activo. Si trabajas en persona en el gimnasio, cuenta la última sesión; si trabajas online, cuenta el último entrenamiento que el propio cliente registró. Apunta a los que pasan de 10 días.
¿Qué haces con este número?
A cada nombre de esta lista, esta semana, mándale un mensaje personal. No un recordatorio ni un reproche, sino curiosidad:
"Hola Ayşe, llevamos dos semanas sin vernos. ¿Estás muy liada con el trabajo o te has atascado en algo? Podemos aligerar el programa para esta época, dime."
"Mert, el mes pasado llegamos a un buen punto en la sentadilla y no quiero que lo perdamos. Esta semana, ¿qué día te va bien?"
Que el mensaje tenga dos cosas: el nombre del cliente y un detalle concreto sobre él (un objetivo, un dolor, un progreso). Un mensaje masivo del tipo "Hola a todos, no dejemos de entrenar" no sirve.
Si quieres ver con más detalle qué comportamientos aparecen antes de que se vayan, mira las señales que da un cliente antes de dejarlo.
¿Cómo se ve un mes de ejemplo?
Pensemos en un entrenador hipotético:
| Número | Octubre | Noviembre |
|---|---|---|
| Clientes activos | 18 | 16 |
| Paquetes que terminan este mes | 4 | 7 |
| Sin entrenar desde hace 10+ días | 2 | 5 |
En noviembre el número de activos solo ha bajado 2, y a primera vista no parece haber problema. Pero el número de paquetes que terminan casi se ha duplicado y los clientes en silencio han subido a 5. Si 3 de esas 5 personas están entre las 7 cuyo paquete termina este mes, en diciembre el número de activos puede bajar a 12. La tarea de este entrenador en noviembre está clara: primero un mensaje a los 5 clientes en silencio, luego el calendario de las 7 conversaciones de renovación.
Si esta misma tabla se hubiera leído solo con la sensación de "¿voy cargado este mes?", el problema se habría visto en diciembre, cuando aparecieran las horas vacías.
¿Cómo es una rutina mensual de 15 minutos?
Pon un bloque de 15 minutos el primer día laborable del mes y haz estos pasos en orden:
- Abre la lista de clientes (2 minutos). Que sea una lista que puedas mirar desde un solo sitio.
- Cuenta los clientes activos (3 minutos). Paquete vigente y entrenamiento en los últimos 30 días. Escribe el número junto al del mes pasado.
- Saca los paquetes que terminan este mes (3 minutos). Al lado de cada nombre escribe la fecha de la conversación de renovación y añádela a tu calendario.
- Encuentra a los clientes en silencio (3 minutos). Los que pasan de 10 días desde el último entrenamiento. Junto a cada nombre anota un detalle sobre ellos.
- Envía los mensajes (4 minutos). Un mensaje personal a todos los de la lista de silenciosos. A los de la lista de paquetes que terminan todavía no les escribas nada, su conversación está en el calendario.
Escribir cada mes los mismos tres números en el mismo sitio te deja, seis meses después, un gráfico real de tu negocio.
La parte de esta rutina que más tiempo lleva suele ser que los datos están dispersos: las fechas de los paquetes en una libreta, los entrenamientos en los mensajes, las notas en la cabeza. En FitBrand, como la fecha de fin del paquete y los entrenamientos registrados de cada cliente están en el mismo perfil, puedes leer estos tres números desde una sola pantalla.
¿Qué hacer esta semana?
- Abre tu lista de clientes y aclara para ti la definición de cliente activo.
- En los paquetes por sesiones, anota la semana estimada de fin de cada cliente.
- Busca a los clientes cuyo último entrenamiento pasa de 10 días y manda hoy un mensaje personal a cada uno.
- Añade a tu calendario un evento recurrente de 15 minutos para el primer día laborable del mes.
- Si tu número de clientes pasa de 20, revisa dónde llevas estos números: la comparativa de métodos de seguimiento de clientes puede ayudarte con eso.
FitBrand es una plataforma donde los entrenadores personales montan una app para clientes con su propio nombre y sus colores. Lista de clientes, planes de entrenamiento, notas, gráficos de progreso y fechas de vencimiento de paquetes en un solo lugar. Empieza gratis.