Die 3 Zahlen, die jeder Personal Trainer jeden Monat prüfen sollte

Die drei Zahlen, die ein Personal Trainer jeden Monat prüfen sollte, sind: die Zahl der aktiven Klienten, die Klienten, deren Paket in diesem Monat endet, und die Klienten, die seit mehr als 10 Tagen kein Training hatten. Die erste zeigt die heutige Größe deines Geschäfts, die zweite das Risiko des nächsten Monats, die dritte die Klienten, die kurz davor sind, still zu gehen. Alle drei zu ermitteln dauert 15 Minuten im Monat.

Die meisten Trainer führen ihr Geschäft nach Gefühl: „Diesen Monat ist viel los“ oder „Diesen Monat ist es ein bisschen leer“. Das Problem ist, dass das Gefühl der Wirklichkeit meist einen Monat hinterherhinkt. Wenn der Kalender anfängt, sich zu leeren, ist der Grund für die Lücke längst passiert. Diese drei Zahlen schließen diese Verzögerung von einem Monat.

Warum genau diese drei Zahlen?

Auch Einkommen, Zahl neuer Klienten und Followerzahl sind wichtig. Aber sie zeigen entweder das Ergebnis (Einkommen) oder liegen außerhalb deiner Kontrolle (Follower). Das Gemeinsame dieser drei Zahlen ist, dass hinter jeder eine konkrete Aufgabe steht, die du diese Woche erledigen kannst.

Zahl	Was sie zeigt	Die Aufgabe dahinter
Aktive Klienten	Die heutige Größe deines Geschäfts	Kapazität und Ziel anpassen
In diesem Monat endende Pakete	Das Einkommensrisiko des nächsten Monats	Verlängerungsgespräche planen
Seit 10+ Tagen kein Training	Klienten, die kurz vor dem Abbruch stehen	Diese Woche einzeln eine Nachricht schicken

1. Wie berechnest du die Zahl der aktiven Klienten?

Kläre zuerst die Definition, sonst misst die Zahl jeden Monat etwas anderes. Eine einfache Definition:

Aktiver Klient: Eine Person, die am 1. des Monats ein gültiges Paket hat und in den letzten 30 Tagen mindestens ein Training hatte.

Beide Bedingungen sind wichtig. Wer ein Paket hat, aber seit einem Monat nicht gekommen ist, ist nicht aktiv, sondern nur noch nicht gegangen. Wer trainiert, aber dessen Paket abgelaufen ist, ist auch nicht aktiv, sondern hat nur noch nicht verlängert.

Zum Berechnen öffnest du deine Klientenliste und stellst bei jedem Namen zwei Fragen: Ist das Paket gültig, gab es in den letzten 30 Tagen ein Training? Zähle die, bei denen beide Antworten „ja“ lauten.

Was machst du mit dieser Zahl?

• Vergleiche sie mit deiner Kapazität. Wenn du 30 Stunden pro Woche geben kannst und deine Klienten im Schnitt 2 Stunden pro Woche nehmen, liegt deine Kapazität bei etwa 15 aktiven Klienten. Mit 11 aktiven Klienten hast du 4 freie Plätze. Bei 15 ist es Zeit, statt neue Klienten aufzunehmen über Preis oder Paketstruktur nachzudenken.
• Vergleiche sie mit dem Vormonat. Die Zahl eines einzelnen Monats sagt wenig. Wenn du die Zahlen von drei Monaten nebeneinanderlegst, wird die Richtung sichtbar: Wächst du, trittst du auf der Stelle, schmilzt du?
• Verwechsle sie nicht mit neuen Klienten. Wenn du diesen Monat 4 neue Klienten gewonnen hast, aber deine aktive Zahl nur um 2 gestiegen ist, hast du 2 Personen verloren. Die Zahl neuer Klienten allein zeigt das nicht.

Wenn du das Thema von der Kapazitätsseite betrachten willst: Im Beitrag Wie viele Stunden pro Monat haben wir die Stundengrenze berechnet.

2. Wie findest du die Klienten, deren Paket in diesem Monat endet?

Diese Zahl zeigt, wie viel vom Einkommen des nächsten Monats „noch nicht sicher“ ist.

Je nach Paketstruktur gibt es zwei Wege:

• An ein Datum gebundenes Paket (monatlich, 3 Monate): Schau auf das Enddatum jedes Klienten und schreib die auf, die in diesem Monat enden.
• An die Stundenzahl gebundenes Paket (12 Stunden, 24 Stunden): Teile die verbleibenden Stunden durch die Stunden pro Woche. Wer noch 5 Stunden hat und zweimal pro Woche kommt, ist in etwa 2,5 Wochen durch, landet also auf der Liste dieses Monats.

Bei Stundenpaketen musst du kein Datum eintragen, aber die geschätzte Endwoche zu notieren erleichtert dir die Arbeit sehr. Die Frage „Wann endet sein Paket?“ jedes Mal durch Scrollen in Nachrichten zu beantworten, macht es unmöglich, diese Zahl jeden Monat zu ermitteln.

Was machst du mit dieser Zahl?

• Trag für jeden Namen das Verlängerungsgespräch in den Kalender ein. Das Gespräch sollte nicht in der letzten Stunde stattfinden, sondern 2-3 Stunden vor dem Paketende. Es beginnt mit einer kurzen Bewertung, in der du den Fortschritt des Klienten zeigst. Das Timing haben wir im Beitrag Wann sprichst du über die Paketverlängerung ausführlich beschrieben.
• Setze die endenden Pakete ins Verhältnis zur aktiven Zahl. Wenn bei 20 aktiven Klienten 3 Pakete enden, ist es ein normaler Monat. Wenn 9 enden, ist es ein riskanter Monat: Bereite dich auf diese 9 Gespräche mehr vor als sonst und fang jetzt schon an, nach neuen Klienten zu suchen.
• Notiere, wer warum nicht verlängert hat. Geh am Monatsende zu dieser Liste zurück. Die Gründe der Nicht-Verlängerer (Budget, Umzug, Ziel erreicht, gelangweilt) zeigen mit der Zeit ein Muster.

3. Warum sind Klienten wichtig, die seit mehr als 10 Tagen kein Training hatten?

Klienten schreiben selten „Ich höre auf“. Die meisten kommen erst seltener, werden dann still und verlängern am Paketende nicht. Von diesen drei Zahlen gibt diese die früheste Warnung.

Warum 10 Tage? Für einen Klienten, der 2-3 Mal pro Woche kommt, sind 10 Tage etwa 3 verpasste Trainings. Einmal zu fehlen gehört zum Leben. Dreimal hintereinander zu fehlen zeigt, dass die Gewohnheit zu brechen beginnt. Bei Klienten, die einmal pro Woche kommen, kannst du die Schwelle auf 14-15 Tage ziehen.

Zum Berechnen schaust du auf das Datum des letzten Trainings jedes aktiven Klienten. Wenn du im Studio eins zu eins arbeitest, zähle die letzte Stunde, wenn du online arbeitest, das letzte vom Klienten selbst eingetragene Training. Schreib die auf, die über 10 Tage liegen.

Was machst du mit dieser Zahl?

Schick jedem Namen auf dieser Liste diese Woche eine persönliche Nachricht. Keine Erinnerung und keinen Vorwurf, sondern Neugier:

„Hi Ayşe, wir haben uns zwei Wochen nicht gesehen. Ist viel los, oder hast du irgendwo gehakt? Wir können das Programm für diese Phase leichter machen, sag einfach Bescheid.“

„Mert, letzten Monat waren wir beim Squat an einem guten Punkt, den will ich nicht verlieren. Welcher Tag passt dir diese Woche?“

In der Nachricht sollten zwei Dinge stehen: der Name des Klienten und ein konkretes Detail zu ihm (ein Ziel, ein Schmerz, ein Fortschritt). Eine Sammelnachricht wie „Hallo alle, lasst uns die Trainings nicht schleifen lassen“ erfüllt diesen Zweck nicht.

Wenn du genauer sehen willst, welche Verhaltensweisen dem Aufhören vorausgehen, schau in den Beitrag Welche Signale senden Klienten, bevor sie aufhören.

Wie sieht ein Beispielmonat aus?

Nehmen wir einen hypothetischen Trainer:

Zahl	Oktober	November
Aktive Klienten	18	16
In diesem Monat endende Pakete	4	7
Seit 10+ Tagen kein Training	2	5

Im November ist die aktive Zahl nur um 2 gesunken, auf den ersten Blick scheint alles in Ordnung. Aber die Zahl der endenden Pakete hat sich fast verdoppelt, und die stillen Klienten sind auf 5 gestiegen. Wenn 3 dieser 5 Personen unter den 7 mit einem in diesem Monat endenden Paket sind, kann die aktive Zahl im Dezember auf 12 fallen. Die Aufgabe dieses Trainers im November ist klar: zuerst eine Nachricht an die 5 stillen Klienten, dann der Kalender für 7 Verlängerungsgespräche.

Hätte man dieselbe Tabelle nur mit dem Gefühl „Habe ich diesen Monat viel zu tun?“ gelesen, wäre das Problem im Dezember aufgefallen, wenn leere Stunden sichtbar werden.

Wie sieht die 15-Minuten-Routine jeden Monat aus?

Plane am ersten Arbeitstag des Monats einen Block von 15 Minuten ein und geh diese Schritte der Reihe nach durch:

1. Öffne die Klientenliste (2 Minuten). Es sollte eine Liste sein, die du an einem einzigen Ort ansehen kannst.
2. Zähle die aktiven Klienten (3 Minuten). Gültiges Paket und Training in den letzten 30 Tagen. Schreib die Zahl neben die des Vormonats.
3. Zieh die in diesem Monat endenden Pakete heraus (3 Minuten). Schreib neben jeden Namen das Datum des Verlängerungsgesprächs und trag es in deinen Kalender ein.
4. Finde die stillen Klienten (3 Minuten). Die, deren letztes Training über 10 Tage zurückliegt. Notiere neben den Namen ein Detail zu ihnen.
5. Schick die Nachrichten (4 Minuten). Eine persönliche Nachricht an alle auf der Liste der stillen Klienten. Den Klienten auf der Liste der endenden Pakete schreibst du noch nichts, ihr Gespräch steht im Kalender.

Jeden Monat dieselben drei Zahlen an dieselbe Stelle zu schreiben, hinterlässt dir nach sechs Monaten eine echte Grafik deines Geschäfts.

Der zeitaufwendigste Teil dieser Routine ist meist, dass die Daten verstreut sind: Paketdaten in einem Notizbuch, Trainings in Nachrichten, Notizen im Kopf. In FitBrand liegen Paketende und aufgezeichnete Trainings jedes Klienten im selben Profil, sodass du diese drei Zahlen von einem Bildschirm ablesen kannst.

Was solltest du diese Woche tun?

• Öffne deine Klientenliste und kläre für dich die Definition eines aktiven Klienten.
• Notiere bei Stundenpaketen für jeden Klienten die geschätzte Endwoche.
• Finde die Klienten, deren letztes Training über 10 Tage zurückliegt, und schick heute jedem eine persönliche Nachricht.
• Trag am ersten Arbeitstag des Monats einen wiederkehrenden Kalendertermin von 15 Minuten ein.
• Wenn deine Klientenzahl über 20 liegt, überprüfe, wo du diese Zahlen führst: Der Beitrag Klienten-Tracking im Vergleich kann dir dabei helfen.

---

FitBrand ist eine Plattform, auf der Personal Trainer unter eigenem Namen und in eigenen Farben eine Klienten-App aufbauen. Klientenliste, Trainingspläne, Notizen, Fortschrittsdiagramme und Paketenddaten an einem Ort. Kostenlos starten.