Klientennotizen für Trainer: So behältst du 30 Klienten im Kopf

Ein Klientennotizsystem ist die Gewohnheit, direkt nach jeder Stunde in 1 Minute kurze Notizen pro Klient und pro Übung zu machen und vor der nächsten Stunde einen Blick darauf zu werfen. Bis etwa 10 Klienten können die meisten Trainer alles im Kopf behalten. Danach beginnt es durcheinanderzugehen: Wessen Knie tut weh, bei wem hat welcher Cue funktioniert? Und der Klient merkt das sofort.

Warum reicht das Gedächtnis ab 10 Klienten nicht mehr?

Wenn du pro Woche 25 Stunden gibst, hörst du in jeder Stunde mindestens 4-5 Infos: „Diese Woche habe ich schlecht geschlafen“, „mein Rücken ist ein bisschen verspannt“, „am Samstag ist eine Hochzeit“, „diese Übung mag ich nicht“. Das sind über 100 kleine Informationen pro Woche. Nach einem Monat ist das meiste davon weg.

Das Problem ist nicht, dass du etwas vergisst, sondern dass du es der falschen Person zuordnest. Du fragst „Wie geht es deinem Knie?“, aber eigentlich hatte die Person Schulterschmerzen. Der Klient korrigiert dich höflich, denkt aber: „Er erinnert sich nicht an mich.“ Trainerausbilder in verschiedenen Ländern geben denselben Rat: Wenn du 30 Klienten hast, kannst du dir nicht alle merken, also schreib es auf. Nur erklärt kaum jemand, wie man das macht.

Was solltest du notieren?

Wenn du versuchst, alles aufzuschreiben, gibst du nach einer Woche auf. Schreib nur auf, was dir in der nächsten Stunde oder in einer Nachricht nützt. Denk in zwei Ebenen: Klienten-Ebene und Übungs-Ebene.

Auf Klienten-Ebene

• Schmerzen und Beschwerden: wo, seit wann, welche Bewegung löst sie aus.
• Ereignisse im Leben: Prüfung, Umzug, stressige Arbeitswoche, Urlaub, Hochzeit, Krankheit.
• Motivation und Stimmung: „heute lustlos“, „ist frustriert, weil das Gewicht nicht sinkt“.
• Vorlieben: mag die Stunde am Morgen, hasst das Laufband, will Musik dabei haben.
• Deine Zusagen: Wenn du gesagt hast „Ich schicke dir eine Dehnroutine“, ist das das Erste, was du nicht vergessen darfst.

Auf Übungs-Ebene

• Cue, der funktioniert: Wenn du sagst „Brustbein zur Decke“, wird der Rücken gerade.
• Cue, der nicht funktioniert: „Hüfte nach hinten schieben“ verwirrt ihn.
• Gewicht und Gefühl: „60 kg x 8, letzte zwei Wiederholungen schwer, Form hat gehalten.“
• Schmerznotiz: „Beim Bulgarian Split Squat leichtes Ziehen im rechten Knie, Ausfallschritt verkürzt.“
• Änderung: „Kurzhantel-Drücken statt Bankdrücken, wegen der Schulter.“

Notizart	Beispiel	Wann hilft sie dir?
Schmerz	„Rechtes Knie, beim Lunge, seit 2 Wochen“	Beim Planen von Aufwärmen und Übungsauswahl
Cue, der funktioniert	„Beim Squat hilft ‚Füße in den Boden schrauben‘“	Wenn du die Übung neu beibringst
Vorliebe	„Cardio will sie selbst machen, nicht in der Stunde“	Beim Schreiben des Plans
Ereignis im Leben	„Freitag Präsentation, gestresst“	Zu Beginn der nächsten Stunde und in einer Nachricht
Gewicht	„Hip Thrust 80 kg x 10, leicht“	Beim Festlegen des Gewichts für die nächste Stunde
Zusage	„Ich schicke ihm 3 Übungen für zu Hause“	Noch am selben Tag

Wann solltest du die Notiz machen?

Der beste Zeitpunkt ist direkt nach der Stunde, während der Klient zur Umkleide geht. Eine Stunde später ist die Hälfte der Details weg, und am Abend wirfst du fünf Stunden durcheinander.

Die Regel ist einfach: 1 Minute, höchstens 3 Zeilen. Während der Stunde aufs Handy zu tippen, statt dem Klienten ins Gesicht zu schauen, wirkt unprofessionell. Halte deshalb in der Stunde nur Zahlen wie Gewicht und Wiederholungen fest und lass die Sätze für nach der Stunde.

Wenn du bis zur nächsten Stunde nicht einmal 5 Minuten hast, nimm eine Sprachnotiz auf und übertrage sie am Abend in Text. Halte das aber die Ausnahme, denn Sprachnotizen werden, wenn sie sich anhäufen, nicht mehr angehört.

Wie sieht eine einfache Notizvorlage aus?

Wenn du jede Notiz nach der Stunde in derselben Reihenfolge schreibst, wirst du schneller und findest beim späteren Lesen leichter, was du suchst. Diese Vorlage mit drei Zeilen reicht den meisten Trainern:

Datum / Klient Körper: Schmerz, Energie, Schlaf (ein Satz) Übung: 1-2 wichtige Übungen, Gewicht, Cue, der funktioniert Leben / nächster Schritt: etwas Wichtiges, das du gehört hast, deine Zusage

Beispiel:

12. Oktober / Elif Körper: Linke Schulter beim Überkopfarbeiten leicht eingeengt, Schlaf schlecht (Baby). Übung: Goblet Squat 20 kg x 10 leicht, Cue „Ellbogen innen an den Knien“ hat funktioniert. Overhead Press gestrichen, Landmine Press probiert, schmerzfrei. Leben / nächster Schritt: Donnerstag kommt sie vielleicht nicht. Ich schicke ihr eine 10-minütige Schultermobilitätsroutine (heute).

Diese Notiz zu schreiben dauert eine Minute. Sie zu lesen dauert zehn Sekunden.

Der natürlichste Ort, mit den Notizen anzufangen, ist das Erstgespräch. Wenn du frühere Verletzungen, Ziele und Einschränkungen des Klienten gleich in der ersten Stunde festhältst, bauen alle weiteren Notizen darauf auf. Welche Fragen du im Erstgespräch stellen solltest, haben wir im Leitfaden für Klientenbewertung und Erstgespräch beschrieben.

Wo solltest du die Notizen aufbewahren?

Der Ort ist weniger wichtig als die Gewohnheit. Manche Orte stoßen aber ab 30 Klienten an ihre Grenzen:

• Papiernotizbuch: schnell, aber nicht durchsuchbar, und man kann es im Studio vergessen.
• Notiz-App auf dem Handy: funktioniert, wenn du pro Klient eine Notizdatei anlegst, aber die Suche nach Übungen wird schwierig.
• WhatsApp-Nachricht an dich selbst: am schnellsten, und am leichtesten verloren.
• Excel: ordentlich, aber nach der Stunde im Studio mühsam auszufüllen.
• Klienten-App: Notiz, Plan und Aufzeichnung liegen an einem Ort.

Die Vor- und Nachteile der Methoden je nach Klientenzahl haben wir im Vergleich der Tracking-Methoden ausführlich behandelt. In FitBrand werden Notizen pro Übung geführt, und zwar in beide Richtungen: Der Klient kann beim Eintragen seines Trainings „bei dieser Übung hat mein Rücken gezwickt“ schreiben, und du ergänzt unter derselben Übung deine eigene Notiz.

Wie nutzt du die Notizen vor der nächsten Stunde?

Notieren ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist Lesen. Wirf vor jeder Stunde, bevor der Klient kommt, 30 Sekunden lang einen Blick auf die letzte Notiz. Stell dir drei Fragen:

1. Gab es in der letzten Stunde Schmerzen oder Beschwerden? Wenn ja, soll das dein erster Satz sein.
2. Habe ich etwas versprochen? Habe ich es erledigt?
3. Ist in seinem Leben etwas Wichtiges passiert? Frag, wie es gelaufen ist.

Wenn der Klient zur Tür hereinkommt und du fragst „Wie ist deine Schulter, hat der Landmine Press sie gereizt?“, fühlt er sich begleitet, selbst wenn du in dieser Stunde sonst nichts Besonderes machst. Dieses Gefühl ist das, worüber bei der Paketverlängerung am meisten gesprochen wird. Das Gesamtbild der Klientenbindung findest du im Beitrag zur Klientenbindung.

Wie helfen Notizen bei Nachrichten?

Die am wenigsten genutzte Stärke der Notizen sind Nachrichten außerhalb der Stunde. Wirf einmal pro Woche einen Blick in deine Notizen und schick zwei, drei Klienten eine persönliche Nachricht:

„Hi Elif, wie lief deine Präsentation am Freitag? Konntest du die Schulterroutine machen? Wir können Donnerstag locker angehen, wenn du magst.“

„Murat, letzte Woche hat das Knie etwas gezwickt. Wie ist es diese Woche beim Treppensteigen, hat sich etwas verändert?“

Diese Nachrichten schreibst du nicht mit einer fertigen Vorlage, denn die Information darin steht nur in deinen Notizen. Und genau das macht in den Augen des Klienten den Unterschied.

Wo anfangen?

1. Mach ab heute nach jeder Stunde eine Notiz mit der 1-Minuten-Vorlage mit drei Zeilen. Eine Woche lang ohne Pause.
2. Sammle die Notizen an einem einzigen Ort. Eine Seite pro Klient, in zeitlicher Reihenfolge.
3. Lies vor jeder Stunde 30 Sekunden lang die letzte Notiz und wähle deinen ersten Satz daraus.
4. Wirf am Wochenende einen Blick in die Notizen und schick mindestens zwei Klienten eine persönliche Nachricht.
5. Schreib jede Zusage, die du gibst, in die letzte Zeile der Notiz und hak sie noch am selben Tag ab.

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