Kişisel antrenörün her ay bakması gereken 3 sayı
Kişisel antrenörün her ay bakması gereken üç sayı şunlar: aktif danışan sayısı, bu ay paketi biten danışanlar ve 10 günden uzun süredir antrenmanı olmayan danışanlar. İlki işinin bugünkü büyüklüğünü, ikincisi önümüzdeki ayın riskini, üçüncüsü de sessizce gitmek üzere olan danışanları gösterir. Üçünü çıkarmak ayda 15 dakika sürer.
Çoğu antrenör işini hisle yönetir: "Bu ay yoğunum" ya da "Bu ay biraz boş". Sorun şu ki his, genelde gerçeğin bir ay gerisinden gelir. Takvim boşalmaya başladığında, boşluğun sebebi çoktan yaşanmıştır. Bu üç sayı o bir aylık gecikmeyi kapatır.
Neden tam olarak bu üç sayı?
Gelir, yeni danışan sayısı, takipçi sayısı da önemli. Ama bunlar ya sonucu gösterir (gelir), ya da kontrolünün dışında kalır (takipçi). Bu üç sayının ortak özelliği, her birinin arkasında bu hafta yapabileceğin somut bir iş olması.
| Sayı | Neyi gösterir | Arkasındaki iş |
|---|---|---|
| Aktif danışan | İşinin bugünkü büyüklüğü | Kapasiteni ve hedefini ayarlamak |
| Bu ay biten paketler | Önümüzdeki ayın gelir riski | Yenileme konuşmalarını planlamak |
| 10+ gündür antrenmanı olmayan | Kopmak üzere olan danışanlar | Bu hafta tek tek mesaj atmak |
1. Aktif danışan sayısı nasıl hesaplanır?
Önce tanımı netleştir, yoksa sayı her ay farklı bir şeyi ölçer. Basit bir tanım:
Aktif danışan: Ayın 1'inde geçerli bir paketi olan ve son 30 gün içinde en az bir antrenmanı olan kişi.
İki koşul da önemli. Paketi olup bir aydır gelmeyen biri aktif değildir, sadece henüz gitmemiştir. Antrenman yapıp paketi bitmiş biri de aktif değildir, sadece henüz yenilememiştir.
Hesaplamak için danışan listeni aç ve her isim için iki soru sor: paketi geçerli mi, son 30 günde antrenmanı var mı? İkisine de "evet" diyenleri say.
Bu sayıyla ne yaparsın?
- Kapasitenle karşılaştır. Haftada 30 ders verebiliyorsan ve danışanların ortalama haftada 2 ders alıyorsa, kapasiten yaklaşık 15 aktif danışan. 11 aktif danışanın varsa 4 boş yerin var. 15'teysen yeni danışan almak yerine fiyatı ya da paket yapısını düşünme zamanı.
- Geçen ayla karşılaştır. Tek bir ayın sayısı az şey söyler. Üç ayın sayısını yan yana koyduğunda yön görünür: büyüyor musun, yerinde mi sayıyorsun, eriyor musun?
- Yeni danışanla karıştırma. Bu ay 4 yeni danışan aldın ama aktif sayın 2 arttıysa, 2 kişi kaybetmişsin demektir. Yeni danışan sayısı tek başına bunu göstermez.
Bu konuyu kapasite tarafından incelemek istersen, ayda kaç ders vermelisin yazısında saat tavanını hesapladık.
2. Bu ay paketi biten danışanları nasıl bulursun?
Bu sayı, önümüzdeki ayın gelirinin ne kadarının "henüz garanti olmadığını" gösterir.
Paket yapına göre iki yol var:
- Tarihe bağlı paket (aylık, 3 aylık): Her danışanın bitiş tarihine bak, bu ay içinde bitenleri yaz.
- Ders sayısına bağlı paket (12 derslik, 24 derslik): Kalan ders sayısını haftalık ders sayısına böl. Kalan 5 dersi olan ve haftada 2 gelen biri yaklaşık 2,5 hafta içinde bitirir, yani bu ayın listesine girer.
Ders bazlı pakette tarih yazmak zorunda değilsin, ama tahmini bitiş haftasını not etmek işini çok kolaylaştırır. "Paketi ne zaman bitiyordu?" sorusunu her seferinde mesajları kaydırarak cevaplamak, bu sayıyı her ay çıkarmayı imkânsız hale getirir.
Bu sayıyla ne yaparsın?
- Her isim için yenileme konuşmasını takvime koy. Konuşma son derste değil, paketin bitmesine 2-3 ders kala yapılmalı. Danışanın ilerlemesini gösterdiğin kısa bir değerlendirmeyle başlar. Zamanlamayı paket yenileme ne zaman konuşulmalı yazısında ayrıntılı anlattık.
- Biten paketleri aktif sayıyla oranla. 20 aktif danışanın 3'ünün paketi bitiyorsa normal bir ay. 9'unun bitiyorsa riskli bir ay: o 9 konuşmaya her zamankinden fazla hazırlan ve yeni danışan aramaya şimdiden başla.
- Kim neden yenilemedi, not al. Ay sonunda bu listeye geri dön. Yenilemeyenlerin sebebi (bütçe, taşınma, hedefine ulaştı, sıkıldı) zamanla bir desen gösterir.
3. 10 günden uzun süredir antrenmanı olmayan danışan neden önemli?
Danışanlar nadiren "bırakıyorum" diye mesaj atar. Çoğu önce seyrekleşir, sonra sessizleşir, sonra paket bittiğinde yenilemez. Bu üç sayı içinde en erken uyarıyı veren bu.
Neden 10 gün? Haftada 2-3 gelen bir danışan için 10 gün, yaklaşık 3 kaçırılmış antrenman demek. Bir kez kaçırmak hayatın parçası. Üç kez üst üste kaçırmak alışkanlığın kırılmaya başladığını gösterir. Haftada 1 gelen danışanların için eşiği 14-15 güne çekebilirsin.
Hesaplamak için her aktif danışanın son antrenman tarihine bak. Salonda birebir çalışıyorsan son dersi, online çalışıyorsan danışanın kendi kaydettiği son antrenmanı say. 10 günü geçenleri yaz.
Bu sayıyla ne yaparsın?
Bu listedeki her isme bu hafta, kişisel bir mesaj at. Hatırlatma ya da suçlama değil, merak:
"Selam Ayşe, iki haftadır görüşemedik. İşler mi yoğun, yoksa bir yerde takıldın mı? Programı bu döneme göre hafifletebiliriz, haber ver."
"Mert, geçen ay squat'ta güzel bir yere gelmiştik, kaybetmeyelim istiyorum. Bu hafta hangi gün sana uyar?"
Mesajda iki şey olsun: danışanın adı ve onunla ilgili somut bir detay (bir hedef, bir ağrı, bir ilerleme). Toplu "Herkese merhaba, antrenmanları aksatmayalım" mesajı bu işi görmez.
Hangi davranışların bırakmadan önce geldiğini daha ayrıntılı görmek istersen danışan bırakmadan önce verdiği sinyaller yazısına bakabilirsin.
Örnek bir ay nasıl görünür?
Varsayımsal bir antrenör düşünelim:
| Sayı | Ekim | Kasım |
|---|---|---|
| Aktif danışan | 18 | 16 |
| Bu ay biten paket | 4 | 7 |
| 10+ gündür antrenmanı yok | 2 | 5 |
Kasım'da aktif sayı yalnızca 2 düşmüş, ilk bakışta sorun yok gibi. Ama biten paket sayısı neredeyse ikiye katlanmış ve sessiz danışan 5'e çıkmış. Eğer o 5 kişinin 3'ü bu ay paketi biten 7 kişinin içindeyse, Aralık'ta aktif sayı 12'ye düşebilir. Bu antrenörün Kasım'daki işi belli: önce 5 sessiz danışana mesaj, sonra 7 yenileme konuşmasının takvimi.
Aynı tablo yalnızca "bu ay yoğun muyum?" hissiyle okunsaydı, sorun Aralık'ta, boş saatler belirdiğinde görülürdü.
Her ay 15 dakikalık rutin nasıl olur?
Ayın ilk iş gününe 15 dakikalık bir blok koy ve şu adımları sırayla yap:
- Danışan listesini aç (2 dakika). Tek bir yerden bakabildiğin bir liste olsun.
- Aktif danışanları say (3 dakika). Geçerli paket ve son 30 günde antrenman. Sayıyı geçen ayın yanına yaz.
- Bu ay biten paketleri çıkar (3 dakika). Her ismin yanına yenileme konuşmasının tarihini yaz ve takvimine ekle.
- Sessiz danışanları bul (3 dakika). Son antrenmanı 10 günü geçenler. İsimlerin yanına onlarla ilgili bir detay not et.
- Mesajları gönder (4 dakika). Sessiz listedeki herkese kişisel mesaj. Biten paket listesindekilere henüz bir şey yazma, onların konuşması takvimde.
Her ay aynı üç sayıyı aynı yere yazmak, altı ay sonra elinde işinin gerçek bir grafiğini bırakır.
Bu rutinin en çok vakit alan kısmı genelde verinin dağınık olması: paket tarihleri bir defterde, antrenmanlar mesajlarda, notlar akılda. FitBrand'de her danışanın paket bitiş tarihi ve kaydedilen antrenmanları aynı profilde durduğu için bu üç sayıyı tek ekrandan okuyabilirsin.
Bu hafta ne yapmalı?
- Danışan listeni aç ve aktif danışan tanımını kendin için netleştir.
- Ders bazlı paketlerde her danışanın tahmini bitiş haftasını not et.
- Son antrenmanı 10 günü geçen danışanları bul ve bugün her birine kişisel bir mesaj at.
- Ayın ilk iş gününe 15 dakikalık tekrarlayan bir takvim etkinliği ekle.
- Danışan sayın 20'yi geçtiyse, bu sayıları nerede tuttuğunu gözden geçir: danışan takip yöntemleri karşılaştırması yazısı bu konuda yardımcı olabilir.
FitBrand, kişisel antrenörlerin kendi adları ve renkleriyle danışan uygulaması kurduğu bir platformdur. Danışan listesi, antrenman planları, notlar, ilerleme grafikleri ve paket bitiş tarihleri tek yerde. Ücretsiz başla.